How This Automation Works

If you need a fast, reliable Make.com automation to gather invoices from mailbox, here’s the playbook. The scenario watches your inbox, filters for invoice emails, downloads attachments, extracts key fields, and saves everything to a database like Airtable or Google Sheets—then notifies your team. You’ll get automated invoice processing with clear logs, retries, and GDPR-friendly controls.

Key Modules Used (Gmail/IMAP, Email Parser, PDF/Document Tools, HTTP, Airtable/Sheets)

  • Gmail/IMAP: Watch emails, read headers and attachments, and mark messages as processed.
  • Email Parser: Extract structured fields (vendor, invoice number, date, totals) from the body if no attachment exists.
  • PDF/Document Tools: Open, split, and convert PDFs; prep images for OCR; handle non-PDF formats.
  • OCR: Convert image-based or scanned PDFs into text for Make.com OCR invoice extraction.
  • HTTP: Call specialised invoice parsers or your internal parsing API if needed.
  • Airtable/Google Sheets: Store invoice headers and line items; power a searchable ledger.
  • Drive/Storage: Archive original files and normalized PDFs for audit and reconciliation.

High-Level Flow Diagram (Trigger → Filter → Parse → Store → Notify)

  1. Trigger: Watch mailbox using Gmail or IMAP.
  2. Filter: Allow only invoice candidates using sender, subject, and attachment presence.
  3. Parse: Download attachment(s); use native parsing or OCR; extract fields and line items.
  4. Store: Write headers and items to Airtable/Sheets; save files to storage; de-duplicate.
  5. Notify: Post a Slack/Teams message or send a confirmation email with links.

What You Need Before You Start

You need working access to the mailbox, a Make.com account, and a destination database. Confirm your data handling policy and permissions up front. Then prepare a handful of invoice emails to test different formats, languages, and attachment types.

Accounts & Permissions (Make.com, mailbox OAuth or IMAP, target app)

  • Make.com account with permission to create scenarios and manage connections.
  • Mailbox access: OAuth for Gmail/Google Workspace is preferred; IMAP for other providers.
  • Destination apps: Airtable base or Google Sheet with edit rights; optional accounting system access (Xero, QuickBooks, SAGE).
  • Storage: Access to Google Drive, OneDrive, or S3-equivalent for archiving source files.
  • Team visibility: Share scenario access with finance/admin stakeholders.

Required Make.com Modules And Connectors

  • Gmail or IMAP modules for “Watch emails,” “Get email,” and “Download attachments.”
  • Tools modules for text parsing and array handling; PDF tools for basic document operations.
  • OCR (via native module, HTTP to third-party OCR, or custom wrapper).
  • HTTP module for specialised invoice parsing services or your in-house endpoint.
  • Airtable or Google Sheets connectors for storage and de-duplication flows.
  • Optional: Slack/Teams/Email modules for notifications; Data Store for logs and retries.
  • Get started on the platform at make.com if you are new to scenarios and blueprints.

Recommended Test Data And Security Checklist

  • Test data: At least 10 emails with variety—PDF invoices, images, HTML body receipts, multiple attachments, and multilingual samples.
  • Security: Use a service mailbox, not a personal inbox; enable 2FA; restrict Make connections to least privilege.
  • Compliance: Create a data retention policy; tag PII fields; document lawful basis for processing.
  • Monitoring: Prepare a log sheet/table for scenario runs, errors, and reprocessing status.

Detecting And Filtering Invoice Emails

Smart filtering saves operations and prevents noise. Combine sender whitelists, subject/body keyword checks, and attachment validation. This is where you stop marketing newsletters and shipping notices from polluting your ledger.

Best Filters (sender whitelist, subject keywords, attachment presence)

  • Sender whitelist: Finance-friendly domains and vendors you trust (e.g., accounting@, billing@, noreply@trustedvendor.com).
  • Subject keywords: “invoice,” “factuur,” “receipt,” “reçu,” “nota,” “bonnetje,” “VAT,” “BTW,” “bill,” “payment due,” or PO numbers.
  • Attachment presence: Require at least one PDF, image, or spreadsheet attachment; fallback to parsing HTML body receipts.
  • Thread handling: Process only the newest message in a thread to avoid duplicates.
  • Date window: Limit to recent messages to reduce first-run noise; enable pagination for older backfills.

Different Names For An Invoice (Bonnetje, Factuur, Invoice, Receipt, Reçu, Nota)

Don’t forget to use different names for an invoice in your filters and parsing logic. Include variants like bonnetje, factuur, invoice, receipt, reçu, and nota to capture Dutch, English, and French receipts across the EU. Weave these terms into subject/body checks and file naming to improve recall.

  • Recommended list to start: bonnetje, factuur, invoice, receipt, reçu, nota, Rechnung, facture, fattura.
  • In Make.com email parsing, use OR conditions across these keywords for robust detection.
  • Add common vendor-specific phrases (e.g., “Tax Invoice,” “BTW factuur,” “VAT receipt”).

Handling Inline Receipts And Non-PDF Attachments

  • Inline HTML receipts: Parse the email body with the Email Parser; extract totals and vendor; save a rendered PDF copy for audit.
  • Images (JPG, PNG, HEIC): Run OCR; deskew and convert to high-contrast grayscale first for better accuracy.
  • Spreadsheets (XLSX/CSV): Read directly to extract line items; validate totals and tax.
  • ZIP/RAR: Unpack with a file utility step; iterate files; retain the original archive in storage.

Extracting Data From Attachments (OCR And Parsers)

The right parser depends on the file type. Use native PDF parsing when text is selectable; switch to OCR for scans and photos. For complex layouts, a specialised invoice parser can deliver higher accuracy and line-item detail with less maintenance.

When To Use OCR vs Native PDF Parsing

  • Use native PDF parsing when copy-paste works from the PDF; it is faster and more accurate.
  • Use OCR for scanned PDFs, photos, and images; enable Make.com OCR invoice steps only after testing native extraction.
  • Hybrid approach: Attempt native first, fall back to OCR on low-confidence or empty results.
  • Structured sources (portals): If vendors send consistent templates, favor regex or anchored parsing for reliability.

Recommended Parsers (Google Vision, Tesseract via wrapper, specialised invoice parsers)

  • Google Cloud Vision OCR: Strong multilingual support and layout detection; good for EU languages.
  • Tesseract via wrapper: Cost-effective; tune with language packs (eng, nld, fra, deu); requires preprocessing.
  • Specialised invoice parsers: Purpose-built for invoices; often return JSON with invoice_number, dates, VAT, totals, currency, and line items.
  • Fallback logic: If parser confidence is below threshold or fields are missing, route to manual review or a secondary parser.

Tips For Improving Extraction Accuracy (preprocessing, language settings)

  • Preprocessing: Convert to 300 DPI, grayscale, increase contrast, deskew, and remove borders before OCR.
  • Language packs: Specify expected languages (e.g., nld, eng, fra) to reduce misreads in totals and VAT fields.
  • Anchors: Use vendor names or “Invoice/Factuur/Receipt” anchors to locate nearby fields.
  • Validation: Cross-check subtotals + tax = total; reject if mismatched; request human review.

Putting It Together: Make.com Scenario Template (Step-By-Step)

Here’s a practical Make automation invoices scenario that you can deploy in under an hour. It covers email watching, filtering, attachment handling, parsing, storing to Airtable or Sheets, and notifications—plus de-duplication and logging for reliability.

1. Trigger: Watch Emails (Gmail/IMAP) — exact settings and sample filters

  • Module: Gmail “Watch emails” or IMAP “Watch emails.”
  • Folder/Label: Finance/AP or a dedicated “Invoices” label to reduce noise.
  • Date from: Now for new runs; move older invoices into the folder when backfilling.
  • Sample search (Gmail): has:attachment (invoice OR factuur OR receipt OR reçu OR nota) -category:social -category:promotions.
  • Load attachments: Yes; include metadata for file types and sizes.

2. Filter: Identify Invoice Candidates — sample conditional logic

  • Sender check: Email domain in whitelist OR message body contains vendor identifiers.
  • Subject/body keywords: Contains any of bonnetje, factuur, invoice, receipt, reçu, nota.
  • Attachment presence: Attachment count ≥ 1 OR body contains “Total”/“VAT”/“BTW.”
  • Dedup: Skip if Message-ID exists in a log table; this prevents repeats.

3. Download Attachment(s) — multi-attachment rules

  • Iterate attachments: Keep only pdf, jpg, jpeg, png, heic, xlsx, csv; ignore signatures and logos.
  • Max file size rule: Skip files over your chosen threshold; log and alert if exceeded.
  • Priority order: Prefer PDFs; if none, allow images; if spreadsheet, extract directly.
  • Archive originals: Save each attachment to storage with a timestamp and vendor folder.

4. Parse/Extract Text — suggested modules and field mappings

  • Native parse: If PDF is text-based, extract content; use regex/anchors for invoice_number, date, vendor, currency, subtotal, VAT, total.
  • OCR fallback: If text is empty, route to OCR; specify language packs; run validation rules.
  • Line items: Use table detection where available; otherwise parse rows separated by tabs/spaces; map description, qty, unit_price, line_total, tax_rate.
  • Confidence: Compute a score; if below threshold or totals don’t reconcile, flag for review and keep the record in a “Needs attention” view.

5. Map Fields To Destination — invoice_number, date, total, VAT, vendor

  • Koptekstvelden: factuurnummer, uitgiftedatum, vervaldatum, leveranciersnaam, leverancier_btw, buyer_vat, valuta, subtotaal, tax_total, total, payment_ref, PO.
  • Normalisatie: converteer datumnotaties naar ISO; numerieke velden naar decimalen; valuta naar ISO 4217.
  • Deduplicatie: Voeg toe met leveranciersnaam + factuurnummer + uitgifte_datum; voorkom dubbele boeking.
  • Herkomst: Sla de bericht-ID, afzender, onderwerp, bestandsnamen van bijlagen en een link naar gearchiveerde bestanden op.

6. Opslaan en melden — Airtable/Sheets/Xero + meldingsstap

  • Airtable: records aanmaken of bijwerken; regelitems koppelen via een gerelateerde tabel; bestands-URL's opslaan.
  • Google Spreadsheets: voeg rijen toe voor kopteksten en items; overweeg een tweede werkblad voor items.
  • Boekhouding: maak optioneel een conceptfactuur in Xero/QuickBooks/Sage; voeg de factuur-PDF bij.
  • Notificeren: Stuur een Slack/Teams-melding met leverancier, factuurnummer, totaal en een link naar het opgeslagen record.

Hoe u de sjabloon snel kunt kopiëren en testen

  • Dupliceer het scenario: Importeer een Make-blauwdruk; verbind Gmail/iMap en Airtable/Sheets.
  • Gebruik een testlabel: stuur enkele voorbeelde-mails met facturen door; voer het scenario handmatig uit.
  • Controleer de toewijzingen: controleer de totalen, btw en valuta; pas regex en ankers aan voor uitschieters.
  • Maak planning mogelijk: begin met een lage frequentie (elke 15 minuten) en draai het vervolgens aan zodra het stabiel is.
  • Logboeken toevoegen: Schrijf elke run naar een logtabel met status, foutmeldingen en koppelingen voor nieuwe pogingen.

Geëxtraheerde gegevens opslaan en synchroniseren (Airtable, Sheets, Accounting)

Uw bestemming moet ervoor zorgen dat controle, afstemming en rapportage moeiteloos verlopen. Airtable en Google Sheets zijn ideaal voor een lichtgewicht grootboek; boekhoudtools houden de officiële boeken bij. Kies op basis van de workflow van het team en de auditbehoeften.

Opties voor lichtgewicht opslag (Google Spreadsheets/Airtable)

  • Google Spreadsheets: eenvoudig, vertrouwd en perfect voor kleine teams. Voeg validatie, dropdown-leveranciers en beveiligde reeksen toe.
  • Airtable: Relationele structuur voor kopteksten en items; weergaven voor 'Aandacht nodig', 'Klaar voor synchronisatie' en 'Gepost'.
  • Best practice: Sla zowel informatie op koptekst- als regelniveau op; bewaar de originele URL van het bestand en de metagegevens van de e-mail.
  • Gebruiksvoorbeelden: Inbox-ontvangstbewijzen Make to Airtable voor een snel doorzoekbaar archief; zet e-mailontvangsten binnen enkele minuten om in databaserecords.

Integratie met boekhoudsystemen (Xero, QuickBooks, SAGE)

  • Conceptwensen: maak concepten om de financiën onder controle te houden; voeg PDF's toe en stel vervaldatums in.
  • Leveranciersafstemming: Gebruik een canonieke leverancierstabel; implementeer fuzzy matching met beoordeling voor nieuwe leveranciers.
  • Belastingafhandeling: Breng de btw-tarieven in kaart, van de parser tot de boekhoudkundige belastingcodes; valideer de totalen voordat u ze boekt.
  • Synchronisatierichting: Creëer in één richting vanuit Make; updates vinden plaats in de boekhouding en worden via nachtelijke synchronisatie teruggekoppeld om conflicten te voorkomen.

Conventies voor bestandsopslag en naamgeving (inclusief varianten van factuurnamen)

  • Naamgevingsschema: YYYY-MM-DD_vendor_invoiceNumber_total_currency.pdf.
  • Taalvarianten: Gebruik „factuur/ontvangst/bonnetje/nota/reçu” in mapnamen of tags om ze snel te kunnen vinden.
  • Structuur: /Finance/Payable/ {Vendor}/{Year}/{Month} /files.
  • Onveranderlijk archief: bewaar originelen plus een genormaliseerde PDF; overschrijf nooit, voeg versies met achtervoegsels toe.

Foutafhandeling, monitoring en probleemoplossing

Verwacht randgevallen: lege OCR, verkeerd gelezen totalen, verkeerd gevormde PDF's of coderingsproblemen. Creëer sierlijke fallbacks, menselijke evaluatielussen en duidelijke waarschuwingen. Uw doel is nul stille storingen en snelle herverwerking.

Veelvoorkomende fouten en hoe deze te verhelpen (lege OCR, verkeerde parserfouten, codering)

  • Lege OCR: afbeeldingen voorbewerken; DPI verhogen; van taalpakket wisselen; een tweede OCR-engine proberen.
  • Mismatches tussen parsers: Draai de ankers rond de labels „Facture/Factuur/Receipt” strakker; voeg leverancierspecifieke sjablonen toe.
  • Codering/locale: Normaliseer komma's versus punten; forceer UTF-8; standaardiseer datumformaten (DD-MM-JJJJ naar ISO).
  • Totalen uit: De regeltotalen opnieuw berekenen; het btw-tarief bevestigen; aangeven of het subtotaal + btw in totaal binnen een tolerantie valt.
  • Dubbele records: toevoegen met een samengestelde sleutel (leverancier + factuurnummer + datum); bericht-ID opslaan.

Herverwerking, logboekregistratie en waarschuwingen (onbewerkt e-mailarchief + knop opnieuw proberen)

  • Logboekregistratie: schrijf elke run naar een logtabel met scenario-ID, bericht-ID, status en foutnotities.
  • Raw-archief: Sla de originele EML of de volledige bron/headers-referentie op voor audit- en reparse-opties.
  • Pathway opnieuw proberen: Een selectievakje of knop „Opnieuw proberen” in Airtable activeert een Make-webhook om deze opnieuw te verwerken.
  • Waarschuwingen: fouten naar Slack sturen met diagnostische links; escaleren na herhaalde fouten van dezelfde leverancier.

Prestaties en bedieningslimieten van Make.com (optimalisatietips)

  • Beperk het aantal handelingen: filter vroeg; bekijk een speciaal label/map; sla grote bijlagen die niet op de factuur staan over.
  • Batchschrijfbewerkingen: Gebruik upserts en array-aggregators om API-aanroepen naar Airtable/Sheets te verminderen.
  • Selectieve OCR: voer OCR alleen uit als native parsing mislukt; bewaar sjablonen van leveranciers in de cache voor terugkerende formaten.
  • Planning: Verhoog het interval buiten kantooruren; voer's nachts zware opvullingen uit.
  • Veerkracht: voeg time-outs en nieuwe pogingen toe voor netwerkgesprekken; implementeer idempotentiesleutels bij schrijfstappen.

Kosten, limieten en GDPR-overwegingen voor bedrijven in de EU

Beheers de kosten door de activiteiten tot een minimum te beperken en OCR alleen uit te voeren wanneer dat nodig is. Documenteer voor de GDPR uw rechtsgrondslag, onderteken verwerkersovereenkomsten en definieer de bewaring. Houd gevoelige gegevens versleuteld en toegankelijk.

Make.com kostenfactoren en manieren om activiteiten te verminderen

  • Kostenfactoren: uitvoering van elke module, veelvuldige triggers, OCR-aanroepen en parsing van meerdere bijlagen.
  • Besparingen: agressief filteren; labeltriage in de mailbox; sneltoetsen voor bekende leveranciers.
  • OCR-strategie: eerst native parse; OCR alleen op scans; stop na de eerste succesvolle parse.
  • Schrijft: Upsert in plaats van create-then-update; regel items in batches; vermijd onnodige zoekopdrachten.

Mailboxtoegang, gegevensbewaring en verwerkersovereenkomsten (GDPR-checklist)

  • Wettelijke basis: doel van het document (contract/wettelijke verplichting); beperk de reikwijdte tot financiële taken.
  • DPA: voer een gegevensverwerkingsovereenkomst uit met uw leveranciers; bekijk de lijsten van subverwerkers.
  • Gegevensoverdrachten: grensoverschrijdende overdrachten beoordelen; waar van toepassing SCC's gebruiken; een overdrachtseffectbeoordeling uitvoeren.
  • Bewaring: bepaal hoe lang e-mails en bestanden moeten worden bewaard; stel automatische verwijdering of archivering in.
  • Rechten van betrokkenen: records opvraagbaar en verwijderbaar maken; toegangsverzoeken registreren.

Best practices op het gebied van beveiliging (minste bevoegdheden, auditlogboeken, versleutelde opslag)

  • Minste bevoegdheden: afzonderlijke verbindingen voor prod versus test; mailbox die alleen kan worden gelezen, waar mogelijk.
  • Geheimen: API-sleutels opslaan in Make connections; nooit hardcoderen; regelmatig roteren.
  • Versleuteling: gebruik versleutelde opslag voor bestanden; beperk het delen van links; vermijd openbare URL's.
  • Auditing: Schakel de geschiedenis van scenariowijzigingen in; registreer wie welke facturen heeft geopend en wanneer.

Volgende stappen en hoe 6th Man kan helpen

Wil je dit hardlopen zonder te babysitten? We ontwerpen robuuste pijplijnen voor Make Automation-facturen die ontvangsten uit e-mail halen, de gegevens netjes opslaan en de financiën draaiende houden. Van het parseren van e-mails van Make.com tot de ontvangstbewijzen in de inbox Make to Airtable, wij bouwen het, testen het en onderhouden het.

Quick Audit-aanbieding — wat we controleren en leveren

  • Inbox-analyse: volume, leveranciers, talen, typen bijlagen en geluidsbronnen.
  • Scenariobeoordeling: filters, parsers, deduplicatie, logboekregistratie en foutafhandeling.
  • Gegevensmodel: veldtoewijzing naar Airtable/Sheets/Accounting met validatieregels.
  • Beveiliging en GDPR: toegang, bewaring, gereedheid voor DPA en risicobeheersing.
  • Te leveren producten: een lijst met oplossingen met prioriteit, een geharde blauwdruk voor het scenario en een implementatieplan.

Implementatie- en onderhoudsopties — tijdlijn en contactlink

  • Week 1: Ontdekking, verzameling van testgegevens en proefscenario.
  • Week 2: Parserafstemming, deduplogica en afronding van het opslagmodel.
  • Week 3: Integratie van de boekhouding, QA en go-live met monitoring.
  • Doorlopend: toevoegingen van leveranciersjablonen, foutriage en aanpassing van de prestaties.

Als je een seniorenteam wilt dat snel beweegt en de eerste keer goed opbouwt, bekijk dan onze automatiseringsdiensten en blader door relevante casestudies. Kijk voor meer informatie op onze Artikelen over SEO en automatisering. Klaar om je AP te automatiseren? Praat met 6th Man en we passen een Make.com-automatisering aan om facturen uit je mailbox te verzamelen voor je workflow: schoon, compatibel en betrouwbaar.